Neobookings: el costo oculto de la gestión manual de pagos
Sonia Mateos calcula que un hotel con 10.000 reservas anuales pierde más de 28.000 euros solo en gestión manual de pagos
Sonia Mateos, directora de Desarrollo de Negocio Global de Neobookings, expuso en el Roadshow de Bilbao de Smart Travel News las cifras ocultas que arrastra la hostelería por procesar cobros a mano. Cada reserva manual consume diez minutos de trabajo operativo. A escala, ese tiempo se traduce en costes directos y pérdida de ingresos que raramente aparecen en los informes de dirección.
Mateos detalló el cálculo durante su ponencia "Controla tu venta, tus cobros y tu negocio". La empresa de tecnología hotelera, especializada en automatización de pagos, presentó datos internos que miden el impacto financiero de seguir dependiendo de terminales físicos y introducción manual en el PMS.
10 minutos por reserva: la matemática que no cuadraba
El proceso completo, recuperar datos de tarjeta desde OTAs o channel managers, teclearlos en el terminal y volcar la operación en el PMS, suma una media de diez minutos. Para un establecimiento con 10.000 reservas anuales, Neobookings estima un coste operativo superior a 28.000 euros. Si el volumen alcanza 45.000 reservas, la cifra supera los 125.000 euros.
La pérdida no se limita al coste laboral. Aproximadamente el 7% de las reservas directas y online llegan con tarjetas inválidas o fraudulentas. Si no se detectan en el momento del cobro, bloquean inventario hasta la fecha de llegada, cuando ya es tarde para reventar la habitación. Otro 4% del total de reservas nunca se cobra, por no-shows o cancelaciones tardías sin cargo efectivo.
Las tarjetas virtuales de las agencias online, el agujero mayor
Mateos puso el foco en un coste que muchos hoteles asumen como inevitable: el procesamiento de tarjetas virtuales emitidas por OTAs. Sus comisiones de pasarela oscilan entre el 2% y el 3%, sensiblemente por encima de las tarjetas convencionales.
Neobookings ilustró el impacto con el caso de una cadena de 5.000 habitaciones. La suma de costes operativos y procesamiento de virtuales alcanza un millón de euros anuales. De ese total, 825.000 euros corresponden exclusivamente al tratamiento de tarjetas virtuales. Es decir, más del 80% de la pérdida proviene de un único canal de pago.
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La propuesta de Mateos pasa por desligar la operativa manual de la estrategia de ingresos. La automatización de cobros, según la compañía, puede reducir los costes de procesamiento por debajo del 1%, en función de las condiciones negociadas con cada pasarela.
El mensaje subyacente es que la gestión de pagos ha dejado de ser una tarea administrativa para convertirse en una palanca de rentabilidad. En un entorno donde cada punto de margen cuenta, diez minutos por reserva ya no son un detalle operativo. Son una línea en el P&L que nadie había contabilizado hasta ahora.
¿Cuántos establecimientos españoles todavía procesan sus cobros de OTA a mano, y desde cuándo deberían haber dejado de hacerlo?
Información publicada originalmente por Smart Travel News.